О проекте
Современная Украина живет активной общественной и хозяйственной жизнью, динамически развивается.
Одна из основных целей правительственных организаций всех уровней -
создание для граждан комфортных условий жизни, обеспечение для
предприятий и организаций всех форм собственности, в том числе -
структур малого бизнеса, благоприятных условий работы и устойчивого
развития. Важнейшей составляющей этой большой задачи является
оптимизация и упрощение процедур взаимодействия с органами власти,
оформления соответствующих документов.
В настоящий момент,
чтобы получить необходимое разрешение, лицензию, справку или иной
документ заявитель должен сначала сам пройти по многочисленным
согласующим инстанциям, собрать различные справки, согласования и
заключения, а затем представить их соответствующему должностному лицу
для оформления требуемого документа. Известно, что все это вызывает
значительные трудности, потерю времени и сил, а в некоторых случаях - и
порождает коррупцию.
Введение системы “Электронной
приемной” позволяет упростить регламент приема граждан, сделать
процедуру сдачи-выдачи документов органами власти прозрачной, удобной и
контролируемой. На каждом этапе прохождения документов, граждане будут
иметь доступ к информационным ресурсам, где смогут получить все нужные
им сведения о выдаваемых документах.
Еще одной важной
составляющей системы “Электронной приемной” является учет обращений
граждан. Современные технологии позволяют в реальном времени
накапливать и анализировать поступающие от граждан жалобы, предложения,
вопросы, а также контролировать время решения вопросов.
Функции электронной приемной
Электронная очередь.
Модуль
записи на прием on-line. Позволяет избавиться от живых очередей под
кабинетами специалистов и дать возможность посетителям спланировать
время посещения учреждения
Учет обращений граждан.
Модуль
позволяет получать сообщения от пользователей, переадресовывать
сообщения внутри организации. Вести учет времени решения вопросов.
Подача заявок на оформление документов.
Модуль автоматизированного учета заявок на оформление документов, получение справок, лицензий,разрешений.
Бланки стандартных документов в электронной форме
Модуль
позволяет загружать стандартные бланки документов в электронной форме.
Граждане могут самостоятельно распечатать и заполнить бланк в удобное
время в комфортных условиях.
Для того, чтобы воспользоваться
любой из функций виртуальной приемной, ведется регистрация
пользователей. Зарегистрированные пользователи входят в “Личный
кабинет”, используя логин и пароль.
Схема работы электронной приемной
Электронная очередь
Граждане могут записываться на прием с помощью информационного ресурса (интернет-сайта) или по телефону.
Процедура записи через Интернет:
1. Вход в “Личный кабинет”.
2. Выбор вопроса.
3. Выбор специалиста (если доступно).
4. Выбор даты и времени из предложенных системой.
5. Краткое описание вопроса.
6. Получение подтверждения о записи.
Процедура записи по телефону:
Все сотрудники учреждения имеют доступ к записи граждан или организаций на прием
1. Сотрудник вносит минимальную информацию об обратившемся
2. Выбирает и согласует дату и время из предложенных системой.
Статистика и отчетность
1. Отчет по дням, неделям, месяцам о загруженности сотрудников учреждения.
2. Статистика посещения гражданами учреждения.
3. График работы учреждения на день.
Учет обращений граждан
Можно обратиться к специалисту учреждения за разъяснениями или с вопросом.
Кроме
традиционных способов обращения (написать письмо в учреждение,
записаться на прием), можно отправить вопрос через “Электронную
приемную”.
Вопрос поступит в учреждение по электронной почте и
попадет в “Личный кабинет” сотрудника, отвечающего за данное
направление. Сотрудник может решить вопрос или перенаправить вопрос
другому сотруднику с комментариями.
В системе ведется
статистика решения вопросов, сроков решения. Любое решение или ответ
могут быть опубликованы на страницах сайта в рубриках “Вопросы и
ответы”(“Горячая линия”, “Часто задаваемые вопросы”).
За
несколько дней до истечения сроков решения вопроса, на электронную
почту исполнителя прейдет напоминание о нерешенных вопросах.
В
случае, если вопрос не решен в сроки, установленные законодательством
Украины, вопрос будет направлен руководителю подразделения или
руководителю учреждения.
Подача заявок на оформление документов
Электронная
приемная позволяет организовать удобную и прозрачную систему обращений
граждан и представителей бизнеса в органы государственной власти для
получения различных документов, справок, лицензий, разрешений.
Процедура подачи заявки на оформление документов:
1. Пользователь выбирает вид документа.
2.
Появляется список документов, которые нужно предоставить. Этот список
можно распечатать, получить по электронной почте. Список всегда
доступен в “Личном кабинете”. Бланки документов можно скачать в
электронной форме.
3. Пользователь выбирает с помощью “Электронной очереди” удобное время для подачи документов.
4.
Оформляется заявка на получение документа. Пользователь предоставляет
всю необходимую информацию. Заявке присваивается индивидуальный номер.
5.
В любой момент времени можно по номеру заявки узнать состояние:
документ готов, не готов, требуются дополнительные документы, и т.д.
6. Когда документ готов - с помощью электронной очереди посетитель выбирает удобное время, чтобы забрать документы.
Результаты
Информационная
система “Электронная приемная” предоставляет гражданам простой и
удобный способ получения необходимой нормативно-правой информации и
дает равные возможности реализовать конституционное право на обращение
в орган государственной власти.
“Электронная очередь” позволит
максимально удобно для граждан и сотрудников управлять своим временем,
отказаться от “живых” очередей.
Оформление заявок на выдачу
документов позволяет вести стандартизированную базу данных обратившихся
за документами граждан. Нет необходимости вносить данные сотрудниками
учреждения. На всех этапах прохождения заявки или обращения только
меняются их статусы. Граждане смогут в реальном времени отслеживать ход
решения вопроса, не беспокоя сотрудников учреждения.
Возможность скачать бланки в электронном виде позволяет гражданам оформить заранее весь пакет документов.
Списки выданных разрешений или лицензий могут быть опубликованы в автоматическом режиме на интернет-сайте.
