Ustanova. Керування звітами.

Нашою компанією розроблена унікальна методика управління звітами у великих організаціях, що мають складну структуру.

Як влаштована система управління звітами Ustanova?

Система управління звітами працює під управлінням веб-сервера, реалізована як веб додаток, що дає їй безумовні переваги перед настільними системами:

• доступність з будь-якої точки світу 365 дней/24 години на добу
• відмінну інтегрованість з веб-сервісами
• можливість підключення до баз даних на інших Інтернет-серверах
• можливість підключення до баз даних різних типів
• все програмне забезпечення, необхідне для роботи системи Ustanova є ліцензійним та встановленим.

Як формуються нові звіти?

Спочатку створюється бланк звіту. Стандартом для обміну даними в системі Ustanova прийняті стандарти excel для бланків і звітів та стандарт xml для передачі даних. Новий бланк звіту створюється у вигляді excel-файлу. При створенні бланка вказується:

• тип бланка (список або форма)
• призначаються організації, які повинні здавати звіт
• призначаються терміни здачі звіту
• призначаються терміни доставки звіту. Наприклад, за 10 днів до терміну здачі звіту.
• вказується періодичність складання звіту (до 10 числа вересня кожного року, кожне 2 число нового кварталу, і т.п.)
• всім підзвітним організаціям розсилається повідомлення про новий звіт разом з бланком з цього звіту.

З моменту доставки звіту, всі підзвітні організації можуть приступити до його наповнення.

Як контролюється процес здачі звіту?

У розділі "Статистика" у керівних організацій відображається:

• кількість згенерованих звітів по кожному бланку
• кількість підписаних звітів
• звіти, які вже заповнюються, але не підписані
• звіти, які ще не заповнювали

Хто має право редагувати звіт?

Від кожної організації призначається відповідальний виконавець. Йому на email приходять всі повідомлення, пов'язані зі звітністю.

Керівна організація може вносити зміни в звіти нижчестоящих організацій. Завантажувати дані від їхнього імені. З усіх дій ведеться історія змін і вказується хто і коли змінював дані звіту.

Як відбувається процес здачі звіту?

Дані вносяться 2-ма способами

• заповнюється форма на сайті
• завантажується заповнений файл звіту

• Після заповнення звіту (завантаження даних) підзвітна організація натискає кнопку "Підписати звіт".
• Вищестояща організація перевіряє дані у звіті і "Стверджує" їх або "Повертає на доопрацювання" з описом необхідних змін.
• Затверджені звіти недоступні для редагування.

За 3 дні до закінчення звітного періоду розсилається нагадування про необхідність здати звіт підзвітним організаціям.

Через 1 день після закінчення звітного періоду розсилається список боржників вищестоящим організаціям